Les contrôles : quand, comment, quelles conséquences pour les bénéficiaires ?

Le CSF consiste à vérifier que :

• l’opération a été réalisée conformément à ce qui était programmé et prévu dans l’acte juridique attributif de l’aide
• la demande de paiement porte sur des dépenses éligibles, justifiées et acquittées, avant de payer l’aide européenne prévue
• l’opération n’est pas sur-financée et, qu’en matière d’aides publiques, les financements octroyés en définitive respectent les plafonds autorisés

Le CSF permet de générer la pièce comptable (certificat de service fait) qui sera conservée dans le système d’information et qui permettra le suivi comptable de l’opération. Pour toutes les opérations cofinancées, et à chaque demande de paiement du bénéficiaire, un examen des pièces justificatives de dépenses doit être assuré par le service instructeur. Cet examen porte sur la conformité de l’opération réalisée par rapport à ce qui a été programmé et sur sa conformité à la réglementation en vigueur.

Le CSF est réalisé sur la base des bilans intermédiaires annuels ou des bilans finaux, et sa finalisation est nécessaire pour envisager le paiement de l’aide. Il est réalisé par l’autorité de gestion ou par un prestataire habilité et désigné par lui.

Il comporte les éléments suivants :

1. Réalisations et résultats

• Analyse physique de l’opération :
  • conformité de l’opération réalisée à l’opération conventionnée
  • analyse des réalisations et résultats déclarés au bilan par rapport aux objectifs
  • respect des priorités transversales
• Analyse des indicateurs : prévisionnel, déclaré et écarts

2. Dépenses déclarées

• Périmètre des dépenses :
  • analyse des conditions de réalisation de l’opération
  • détail des dépenses du bilan rejetées au titre de la vérification du périmètre des dépenses au regard des actions réalisées
• Analyse des dépenses :
  • examen des pièces justificatives comptables à la disposition du bénéficiaire
  • résultats de l’examen des pièces justificatives comptables par étape d’échantillonnage
  • calculs des dépenses retenues : modalités de calcul des dépenses retenues
• Analyse des ressources :
  • montant conventionné pour la tranche annuelle considérée
  • montant figurant dans le bilan d'exécution et montant retenu après contrôle

3. Respect des obligations communautaires

Obligations communautaires : prise en compte d’obligations communautaires spécifiques.

4. Conclusions

• Résultats obtenus et bilan synthétique, appréciation portée sur l’opération.
• Remise du rapport provisoire de CSF au FPSPP et notification au bénéficiaire du rapport provisoire de CSF, puis conduite d’une phase contradictoire de 30 jours avec le bénéficiaire, puis rapport final de CSF.

Le contrôle s’appuie sur une fiche-type de CSF qui une fois renseignée, est adjointe au dossier dans MaDémarcheFSE.

Au cours du contrôle, le contrôleur habilité peut demander des pièces complémentaires ou explications au bénéficiaire (complétude des pièces). Toutefois, la plupart du temps, les questions les plus délicates (dates des opérations éligibles, éligibilité des actions, question des aides d’Etat, etc.) sont traitées dans la phase contradictoire de fin de CSF.

Les contrôles des dossiers sur cette programmation insistent sur la production des indicateurs de réalisation et de résultats et sur leur justification.

En cas de constat de dépenses inéligibles présentées, une rectification est effectuée avant émission du certificat. La base de dépenses éligibles sera réduite du même montant avant application du taux d’aide.

Une visite sur place peut être effectuée, afin de vérifier la réalisation du projet et le respect des obligations en matière de publicité. Cette visite fait l'objet d'un rapport de visite sur place, daté, signé et archivé dans le dossier.

Le choix des opérations à contrôler sur place se fait dans le cadre d’une méthodologie qui doit tenir compte de l’enjeu des opérations et de leur niveau de risque. Lors de la visite sur place, l’agent s’assure de la réalisation physique de l’opération :

• conformité de l’opération avec l’objet de l’acte juridique attributif de l’aide
• présence sur le site des investissements financés le cas échéant
• respect des obligations de publicité relative au financement européen

Il vérifiera notamment que le bénéficiaire dispose des outils permettant la traçabilité des dépenses déclarées et la conservation des pièces justificatives de dépenses.

En cas d’insuffisance de réalisations ou de résultats par rapport aux objectifs prévus dans l’attribution de la subvention ou la convention, un dialogue s’engage avec l’autorité de gestion. Cet échange porte sur les raisons des écarts observés, avant rectifications éventuelles de la base de dépenses éligibles et émission du certificat de service fait.

Ils sont diligentés par l’autorité de gestion, mais traités par des contrôleurs fonctionnellement indépendants de celle-ci, sur la base d’un échantillon annuel produit par l’autorité d’audit, en l’occurrence la CICC.

Le contrôle d’opération est un contrôle sur pièces et sur place (chez le service instructeur et le bénéficiaire). Ce contrôle vise à s’assurer que l’opération :

• a été sélectionnée conformément aux critères de sélection du PO
• n'a pas été matériellement achevée ni pleinement mise en œuvre avant que le bénéficiaire ne présente la demande d’aide au service instructeur
• a été mise en œuvre conformément à la décision d’approbation et qu’elle satisfait à toutes les conditions applicables à la date de l’audit en ce qui concerne sa fonctionnalité, son utilisation et les objectifs à atteindre (uniquement pour les montants forfaitaires)
• a été réalisée physiquement

Est également vérifié que :

• la contribution publique a été versée au bénéficiaire dans son intégralité et au plus tard 90 jours à compter de la date de présentation de la demande de paiement par le bénéficiaire au service instructeur
• un système de comptabilité distinct existe, et qu’il n’y a pas de double financement européen
• la réalité de l’archivage

Il doit s’assurer aussi que les dépenses déclarées à la Commission correspondent aux documents comptables et aux pièces justificatives exigées et aux pièces relevant des coûts simplifiés si c’est le cas.

A noter que le contrôleur d’opérations doit aussi chez le service instructeur :

• s’assurer de la réalité, régularité, fiabilité de la piste d'audit (dépôt du dossier de demande, instruction, programmation, conventionnement, réalisation, CSF, paiement, archivage)
• vérifier que l’opération a été sélectionnée conformément aux critères de sélection du programme
• s’assurer de la complétude et de la correcte saisie des informations dans le système d’information
• vérifier que l’opération a été mise en œuvre conformément à la décision d’approbation
• vérifier que l’opération satisfait à toutes les conditions applicables à la date de l’audit en ce qui concerne sa fonctionnalité, son utilisation et les objectifs à atteindre

L’autorité d’audit fait en sorte que les contrôles soient réalisés sur un échantillon approprié d'opérations sur la base des dépenses déclarées. celles-ci doivent être vérifiées sur la base d'un échantillon représentatif, et en règle générale sur les méthodes d'échantillonnage statistique, sauf dérogation spécifique.

Si le contrôle fait apparaître des situations irrégulières, l’autorité de gestion en est saisie pour organiser les rectifications éventuelles.

Ils sont susceptibles d’intervenir mais ne sont pas systématiques. Ils concernent parfois les opérations, mais le plus souvent la piste d’audit, la correction d’erreurs systémiques, l’organisation de la gestion. Ils sont pour certains réguliers (contrôle interne, certification des données comptables) mais parfois déclenchés sur suspicion d’irrégularités ou de fraude.

Concernant les opérations, la DGEFP, en tant qu’autorité de gestion, met en œuvre le contrôle interne. Dans le cadre du dispositif de contrôle interne, il est vérifié au niveau des opérations, sur la base d’un échantillon représentatif, que les procédures de gestion et d’attribution des fonds sont efficaces, efficientes, et transparentes, et que la piste d’audit retenue dans le descriptif du système de gestion et de contrôle est fiable.

A cet effet, le contrôleur doit vérifier :

• que l’opération respecte toutes les étapes de la vie administrative d'un dossier (dépôt du dossier, instruction, programmation, conventionnement, réalisation physique/financière, CSF, paiement, archivage)
• la complétude et la cohérence de la saisie des informations dans le système d’information
• que les délais de gestion et de paiement de l’aide européenne sont raisonnables et conformes aux exigences de la règlementation européenne et nationale
• la bonne utilisation des documents de gestion du programme

Ces vérifications sont réalisées sur pièces et sur place (chez le service instructeur) le cas échéant, et effectuées par un agent fonctionnellement indépendant du service instructeur, sur la base d’un échantillonnage représentatif du programme, et des critères de risques.

Afin de préparer la clôture annuelle des comptes, l'autorité de certification (DGFIP) doit vérifier l'intégralité, l'exactitude et la véracité des données comptables de chaque opération enregistrée dans le système d’information. L'autorité de certification réalise aussi des contrôles de certification sur les rapports de service fait afin d’évaluer la fiabilité des dépenses déclarées à la Commission européenne. Ces contrôles consistent à vérifier sur la base d’un échantillonnage que les dépenses retenues dans le rapport de CSF sont :

• éligibles, conformément à la règlementation européenne et nationale
• payées par le bénéficiaire
• justifiées par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur probante équivalente (sauf exceptions prévues pour les coûts simplifiés)
• conformes aux dispositions de l’acte juridique attributif d’aide

L’audit mené par des corps de contrôle européen (ex. : Commission européenne, Cour des comptes européenne, OLAF organisme anti-fraude européen) sur des programmes vise à s’assurer du bon fonctionnement du système de gestion et de contrôle. Cet audit est effectué par des agents fonctionnellement indépendants des autorités de gestion, d’audit et de certification sur la base d’un échantillon d’opérations et de dépenses. Il est rare qu’il mobilise les bénéficiaires, sauf lorsqu’ils gèrent des dossiers très importants ou des dossiers signalés comme susceptibles d’être irréguliers par une des autorités du programme.