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L’archivage de mon dossier FSE
L’archivage consiste à stocker, dans un endroit prévu à cet effet, un dossier unique regroupant tous les documents liés au projet bénéficiaire du Fonds Social Européen.
L’archivage est souvent un des maillons faibles du suivi d’un dossier FSE. Au fur et à mesure des changements qui interviennent dans votre structure, le classement des dossiers peut devenir problématique. Or, l’obligation de mettre à disposition les pièces justificatives de votre projet est maintenue longtemps après la fin de votre action.
Le principe d’un dossier unique
Toutes les étapes de vie du dossier doivent être conservées dans un dossier unique. Vous devez stocker l’ensemble des pièces de votre dossier FSE soit sous forme d’originaux ou d’originaux certifiés conformes, soit sur des supports de données contenant les versions électroniques des documents. L’ensemble des pièces ayant fait l’objet d’un contrôle par l’une des autorités intervenant dans la gestion du FSE (gestion, certification ou audit) sont sauvegardées dans « Ma démarche FSE ». En cas de recours à l’échantillonnage, seules les pièces demandées par le service gestionnaire font l’objet d’un archivage électronique.
Le point sur la durée d’archivage
Conformément aux dispositions de l’article 140 du règlement (UE) n°1303/2013, sans préjudice des règles régissant les aides d’Etat, les pièces relatives aux opérations cofinancées par le FSE doivent être disponibles :
- pour les opérations d’un montant inférieur à 1 000 000 € : 3 ans à compter du 31 décembre suivant la présentation des comptes dans lesquels figurent les dépenses de l’opération
- pour les opérations d’un montant supérieur à 1 000 000 € : 2 ans à compter du 31 décembre suivant la présentation des comptes dans lesquels figurent les dépenses finales de l’opération achevée
Le service gestionnaire doit vous informer de la date de commencement de la période de conservation des pièces. Si cette indication ne vous a pas été fournie, faites-en lui la demande.
