Les contrôles de service fait et les contrôles d’opération

Le contrôle de service fait est la vérification administrative, physique et comptable d’un bilan d’exécution produit par un bénéficiaire à l’appui de sa demande de paiement au titre d’une opération cofinancée. Il a pour finalité de déterminer le montant FSE dû au bénéficiaire après examen des dépenses déclarées dans le bilan d’exécution.

Les travaux de contrôle de service fait commencent dès réception d’un bilan recevable c'est-à-dire signé par la personne ayant capacité à engager votre structure. Le gestionnaire peut, à tout moment et jusqu’à la validation du formulaire de contrôle de service fait, vous demander d’effectuer des modifications ponctuelles sur votre bilan. Ces demandes de modifications doivent être limitées et restreintes au cas d’erreur manifeste dans le renseignement du bilan et bloquant la réalisation du contrôle de service fait. En effet, dans le cadre du contrôle de service fait, le gestionnaire est dans une logique de contrôle et vous pouvez présenter plusieurs versions de votre bilan, comme vous l’avez fait pour la demande de subvention.

Le gestionnaire vérifie la correcte application de la convention individuelle et de ses annexes. Le cas échéant, il prend en compte les constats et suites données aux visites sur place, réalisées en cours d’exécution de l’opération.

Toute opération de contrôle de service fait donne lieu à la production d’un rapport de contrôle de service fait circonstancié listant les différentes vérifications opérées et les résultats obtenus à chaque étape du contrôle. Le rapport indique les montants retenus en dépenses et en ressources au terme du contrôle. Le cas échéant, il fait apparaître les montants écartés et les motifs de la correction.

Si le montant FSE retenu avant la période contradictoire est inférieur au montant demandé dans le bilan, vous serez invité(e) à apporter, avant l’échéance fixée, tout élément d’information complémentaire de nature à modifier l’appréciation du gestionnaire.

Le service gestionnaire vous notifiera les résultats du contrôle.

Cette notification prend la forme d’un avis motivé, exposant le cas échéant les rectifications opérées par rapport au bilan, leurs motifs et leur incidence sur le calcul de la participation FSE due. Les conséquences d’une absence de réponse de la part du bénéficiaire y sont clairement exposées.

Une période contradictoire d’un mois maximum commence à la date de notification des conclusions intermédiaires.

En l’absence d’observation de votre part pendant la période contradictoire ou après modification du montant de l’aide FSE retenue sur la base des éléments complémentaires apportés par le bénéficiaire, le gestionnaire vous notifiera les conclusions finales du contrôle de service fait.

Les conclusions du contrôle de service fait notifiées au porteur de projet mentionnent explicitement les motifs de rejet de dépenses, le mode de liquidation du FSE/IEJ ainsi que les voies et délais de recours.

Pour les associations supports juridiques de PLIE, organismes intermédiaires, les litiges relatifs à l’exécution des conventions FSE relèvent de la compétence du juge judiciaire (Tribunal des Conflits, 16 novembre 2015, Société CLAF Accompagnement c/association PLIE Nord-Est).

Les vérifications sur pièces justificatives dans le cadre du contrôle de service fait ne permettent pas à elles seules de garantir l'éligibilité des dépenses déclarées et la réalité des actions. Pour une part significative des opérations cofinancées (et donc, peut-être, la vôtre), la Direccte réalisera des visites sur place en cours d’exécution de l’opération.

Elles ont pour objet de vérifier :

• la réalité physique de l’opération lorsque la nature de l’opération s’y prête (présence des stagiaires lors de la visite sur place, etc.)
• le bon déroulement de l’opération cofinancée au regard des termes de la convention
• le respect de l'obligation de publicité liée au financement communautaire
• la régularité des conditions de suivi de l’opération et d’archivage des pièces justificatives. Cet examen permet d’identifier tout écart significatif par rapport aux annexes technique et financière de la convention.

Pour les opérations individuelles du régime « Subvention », les visites sur place sont réalisées par le gestionnaire de l’opération au sein de la Direccte.

A l’issue de chaque visite sur place, le gestionnaire est tenu d’établir un rapport de visite¹ formalisant les conclusions de la visite, les écarts constatés et les suites à donner le cas échéant. L’original du rapport est conservé dans le dossier de gestion afférent à l’opération.

En règle générale, le gestionnaire vous informe de sa venue mais les visites sur place peuvent également être menées de manière inopinée.

Une visite sur place peut conduire à 3 types d’avis : conformité, non-conformité, conformité sous réserve de la mise en place de mesures correctives.

Le rapport de visite sur place précise l’avis formulé. Les conclusions de la visite vous sont notifiées. En cas d'avis de non-conformité ou de conformité sous réserve, le gestionnaire s'assurera de votre prise en compte de chacune des corrections demandées suite à la visite.

Un avis de non-conformité est rendu si le gestionnaire n’a pu trouver sur place les éléments permettant de rendre compte des conditions d’exécution de la convention ou s’il a constaté sur place des écarts qui peuvent conclure à un défaut d’exécution du projet conventionné. Dans ce cas, il peut être procédé à la résiliation totale ou partielle de la convention octroyant la subvention FSE.

Cette résiliation est effectuée selon les modalités prévues dans la convention.

Un avis de conformité sous réserve de la mise en place de mesures correctives est rendu lorsque le gestionnaire a relevé :

• des écarts significatifs entre l’opération conventionnée et l’opération réalisée
• ou un non-respect partiel des obligations conventionnelles (publicité, suivi des temps d’activité, etc.) susceptibles d’être corrigés avant le terme de l’opération. Selon les modalités prévues dans la convention, ces modifications peuvent nécessiter un nouvel examen en comité de programmation et la conclusion d’un avenant (par exemple, introduction d’un nouveau poste de dépenses).

(1) Sur la base du modèle de rapport en vigueur diffusé par la DGEFP et téléchargeable sur « Ma démarche FSE ».

Au niveau national, c’est la mission d’organisation des contrôles (MOC) de la Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP) et, au niveau régional, les services régionaux de contrôle (SRC) des Direccte qui exercent une mission de contrôle de l'utilisation du Fonds Social Européen (FSE).

Les contrôles d’opérations FSE ont pour objectifs :

• de vérifier le bien-fondé des dépenses des bénéficiaires déclarées à la Commission Européenne, en ce qui concerne notamment leur réalité et leur éligibilité au regard des règles nationales et communautaires
• de vérifier la fiabilité des systèmes de gestion des autorités de gestion ou autorités de gestion déléguées et des organismes intermédiaires au regard des exigences d’une piste d’audit suffisante

Ces contrôles d’opérations sont parfois mal compris ou mal acceptés par les bénéficiaires. Ils interviennent après le contrôle de service fait systématique effectué par le service gestionnaire. Ils peuvent être précédés ou suivis d’autres contrôles de diverses natures : contrôle qualité gestion, contrôle qualité certification (DGFiP), audits communautaires (Commission, Cour des Comptes européenne).

Cette superposition de différents niveaux de contrôles vise toutefois à contenir le taux d’erreur en deçà d’une limite fixée, selon les normes d’audit adoptées par les instances européennes, à 2 % des dépenses déclarées (en 2014, le taux d’erreur relevé lors des contrôles d’opérations était de 1,21 %).

Les résultats de ces contrôles sont un des éléments essentiels permettant à l’autorité d’audit, confiée à la Commission interministérielle de coordination des contrôles (CICC), de se prononcer sur l’assurance du fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle. En rythme annuel, de 10 à 20 % des dépenses déclarées à la Commission européenne sont ainsi contrôlés.