Le suivi des indicateurs

La collecte des données relatives aux participants doit être réalisée dès leur entrée dans l’opération de manière à renseigner les indicateurs figurant à l’annexe 1 et 2 du règlement FSE n°1304/2013 via « Ma démarche FSE ».

La collecte des données peut se faire sous 2 formes dans « Ma démarche FSE » :

• la saisie directe des informations relatives à l’entrée et à la sortie immédiate du participant de l’opération par le biais des écrans de saisie du module de suivi des participants et des indicateurs
• l’import de données produites dans d’autres systèmes d’information, par le biais de fichiers Excel (format .csv), pour l’entrée et la sortie, en cumulant les participants au fur et à mesure des importations

Le tableau suivant restitue les rôles respectifs des acteurs, dont le vôtre, dans la collecte et le suivi des données concernant les participants, en fonction des objectifs de suivi, de rendu-compte et d’évaluation.

En tant que bénéficiaire, vous avez la responsabilité d’informer les participants de leurs droits au regard de la loi informatique et liberté, en termes de d’accès et de rectification des données les concernant, de ne pas répondre à certaines questions et de vous opposer aux enquêtes conduites sous la responsabilité de l’autorité de gestion (indicateurs à 6 mois, études d’impact). Vous avez également la responsabilité de garantir la sécurité et la confidentialité des données.

> Découvrez le détail des rôles de chacun

Les indicateurs communs de réalisation concernent les caractéristiques des participants à leur entrée dans l’action et les entités. Ils sont suivis à l’échelle de l’opération.

• Ils devront être collectés par vous à l’entrée dans l’opération de chaque participant.
• Ils comportent des données personnelles, qui doivent être obligatoirement renseignées.

Est participant : une personne qui bénéficie directement d’une intervention du FSE et/ou de l’IEJ.

Seules les personnes, qui peuvent être identifiées, pour lesquelles il est possible de recueillir les données personnelles (identifiées à l’annexe I du règlement FSE) et pour qui des dépenses sont rattachées, doivent être enregistrées en tant que participants.

Est une entité : une organisation, c’est à dire un groupe poursuivant un objectif commun. Les entités peuvent mettre en œuvre des projets (bénéficiaires) ou recevoir le soutien d’un projet. Comme pour les participants, elles doivent être comptées uniquement quand elles bénéficient d’un soutien direct du FSE (dépense ou action en lien avec l’objectif spécifique).

Les données relatives aux entités sont également collectées au début de l’intervention, sauf les indicateurs spécifiques au programme et l’indicateur relatif au nombre d’entreprises soutenues, qui ne peuvent être connus qu’à la fin de l’opération.

Les indicateurs communs de résultat sont suivis à l’échelle du participant.

• Ils mesurent les effets pouvant être observés directement après que le participant a quitté l’opération.
• Ils concernent les réalisations clés recherchées par le FSE.
• Ils rendent compte des effets immédiatement obtenus au travers de l’intervention.

Les données relatives aux sorties des participants sont obligatoirement renseignées à la sortie immédiate du participant de l’opération, y compris pour les participants qui abandonnent une opération avant la fin du terme prévu.

La situation sur le marché du travail et les résultats à la sortie immédiate doivent correspondre à la situation et aux résultats identifiés entre le moment où le participant quitte l’opération (date de sortie) et la quatrième semaine qui suit la date de sortie.

Dans la mesure du possible, les données sur les sorties doivent être enregistrées dans cet intervalle de 4 semaines après la date de sortie.

PRINCIPE : UN PARTICIPANT = UNE OPÉRATION = UN BÉNÉFICIAIRE

• Si le participant entre dans l’opération et la quitte plusieurs fois, on ne l’enregistre qu’une seule fois. Il en est de même si le participant bénéficie de plusieurs actions d’une même opération.
• Si une personne quitte une opération et entre dans une nouvelle opération FSE, alors il devient un nouveau participant et doit être enregistré en tant que tel dans le système.
• Si un participant reste dans la même opération plus d’un an, les données relatives aux caractéristiques ne sont saisies qu’une seule fois à son entrée dans l’opération.
• La date d’entrée est la date effective (et non prévisionnelle) d’entrée dans une opération cofinancée, même si l’intervention a commencé avant le soutien du FSE.
• La date de sortie est la date réelle (et non prévisionnelle) de sortie de l’opération cofinancée, même si l’intervention continue au-delà du soutien du FSE.
• Un participant qui entre dans un parcours constitué d’une seule opération est compté une seule fois à son entrée dans le parcours. Si le parcours se compose de plusieurs opérations (Ex. : PLIE), il est compté et suivi pour chaque opération du parcours. Si le parcours n’est pas fini, l’orientation vers une autre opération qui constitue une étape du parcours ne vaut pas sortie du parcours dans le cadre de la première opération.