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L’instruction de ma demande de financement FSE par le service gestionnaire
Toutes les demandes de financement déposées dans « Ma démarche FSE » et déclarées recevables sont instruites et présentées en comité de programmation.
L’instruction consiste en une analyse qualitative, quantitative et financière du dossier d’une demande de subvention recevable afin de donner un avis sur l’opportunité de son financement. Le service instructeur travaillera avec vous pour valider votre demande. Il est libre de vous demander tous les compléments ou corrections de la demande qu’il estime nécessaire.
L’analyse de votre demande est faite dans le rapport d’instruction de « Ma démarche FSE » et aboutit à un avis favorable ou défavorable.
La faisabilité de votre projet
Le gestionnaire va s’assurer de votre capacité à retracer les dépenses et les ressources liées au projet. Une analyse rapide de la situation financière de votre structure peut également être effectuée à partir de 2 documents : le compte de résultat et le bilan.
Le gestionnaire va également évaluer la « proportionnalité des moyens » c’est-à-dire évaluer si vous disposez des moyens nécessaires pour répondre aux obligations liées à la gestion et au contrôle du projet.
De plus, le gestionnaire déterminera si vous avez pris ou non les dispositions nécessaires pour respecter les obligations de publicité.
Enfin, dans le cadre de la demande, vous devrez préciser les unités de mesure pour attester de la réalisation du projet. Il s’agira de déterminer à partir de quand vous considérez que l’objectif du projet est atteint. Par exemple : nombre de participants formés, nombre d’entretiens conduits par personne accompagnée…). Le gestionnaire s’assurera que ces unités de mesure sont pertinentes pour quantifier le budget prévisionnel de l’opération et en suivre son exécution.
Vous devrez également lister les justificatifs prévus pour attester de la réalisation du projet car le gestionnaire veillera à ce que ceux-ci soient corrects et suffisants. Une attention particulière doit être portée à :
- l’émargement des participants et du formateur pour les opérations de formation
- les comptes rendus d’entretien individuel pour les actions d’accompagnement notamment
Le respect de la réglementation sur les aides d’Etat
La règlementation relative aux aides d’Etat s’applique à des entreprises au sens européen, c'est-à-dire non seulement aux entreprises au sens national mais également à toute entité exerçant une activité économique quels que soient son statut et son mode de financement.
Dans le cadre du rapport d’instruction, le gestionnaire vérifiera que vous respectez cette réglementation.
Le respect des procédures d’achat et de mise en concurrence
Dans cette partie, le gestionnaire vérifiera si les procédures d’achat sont respectées lorsque le projet implique l’achat de fournitures et/ou services déclarés au réel.
Au-dessus des seuils de procédures (adaptées ou formalisées) prévues par le décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics, le gestionnaire s’assurera du respect des règles de mise en concurrence prévues par les textes. Les vérifications portent sur la mise en concurrence, les moyens de publicité, la sélection de l’offre et sa publication2.
Pour les marchés d'une valeur inférieure à 25 000 € HT3, il conviendra d’appliquer les modalités de mise en concurrence utilisées par les institutions européennes dans le cadre de la passation des marchés publics européens de faible valeur4.
Les bénéficiaires qui ne sont pas soumis au Code des marchés publics ou à l’ordonnance n°2005/649 du 6 juin 2005 ou à l’ordonnance n°2015/899 du 23 juillet 2015 appliquent également ces modalités de mise en concurrence pour leurs achats de bien ou service dès lors que les crédits FSE/IEJ sont des fonds publics et doivent à ce titre respecter les principes de bonne et saine gestion financière.
L’analyse du plan de financement
Le gestionnaire analysera toutes les dépenses et ressources valorisées dans le plan de financement prévisionnel. A l’issue de l’instruction, le plan de financement validé par le gestionnaire sera annexé à la convention.
Toutes les dépenses déclarées au réel seront contrôlées lors du service fait. Dès l’instruction, le gestionnaire peut demander au porteur de projet de détailler la nature des pièces justificatives prévues pour attester de l’ensemble des dépenses valorisées dans le plan de financement en vue de vérifier le caractère probant des pièces justificatives proposées.
La vérification de l’absence de double financement
A partir de votre numéro SIRET, « Ma démarche FSE » recense toutes les opérations que vous avez déjà déposées au sein de « Ma démarche FSE ». Un tableau rapatrie les noms des projets, les montants totaux ainsi que les durées de réalisation de chacun de vos projets. Le service gestionnaire vérifiera systématiquement qu’une même dépense n’est pas valorisée dans 2 projets différents.
L’avis du service instructeur et la validation du rapport d’instruction
A l’issue de ses vérifications, le gestionnaire émet un avis (favorable ou défavorable) sur votre demande. Le rapport sera signé par l’autorité hiérarchique responsable avant passage en comité de programmation de votre demande.
(1) NEET signifie « Ni en emploi, ni en études ni en formation ». Les jeunes NEET éligibles aux actions du PO IEJ répondent aux caractéristiques suivantes :
- sont âgés de moins de 26 ans au moment de l’entrée dans un dispositif/une action/un programme cofinancé
- ne sont pas en emploi, c'est-à-dire répondent aux conditions des demandeurs d’emploi de catégorie A (préciser) sans qu’il soit nécessaire d’être inscrit à Pôle Emploi
- ne sont donc pas inscrit pas dans un établissement d’enseignement secondaire ou universitaire, ou sont repérés comme décrocheurs par l’éducation nationale
- ne sont pas en formation : ne suivent aucune formation au moment de la prise en charge
(2) Article 104 du décret du 25 mars 2016
(3) Seuil fixé par le décret n° 2015-1163 du 17 septembre 2015 modifiant certains seuils relatifs aux marchés publics
(4) Article 137 du règlement délégué (UE) n°1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) n°966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union.
