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Une gestion en 9 étapes : la piste d’audit
Vous êtes porteur de projet ? Le suivi et la gestion de votre projet s’organise autour de 9 étapes-clés.
Étape 1 : la demande de financement FSE
En tant que porteur de projet, vous allez créer et déposer votre demande de financement en ligne dans l’outil de gestion « Ma démarche FSE ». Depuis 2014, les demandes de subventions sont, en effet, totalement dématérialisées. Il n’existe plus de version papier.
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Étape 2 : l’instruction de mon dossier de demande de financement
Toutes les demandes de financement déposées dans « Ma démarche FSE » et déclarées recevables sont instruites par un service appelé « service gestionnaire ».
L’instruction consiste en une analyse qualitative, quantitative et financière de votre dossier de demande de subvention recevable afin de donner un avis sur l’opportunité de son financement.
Le service gestionnaire statue également sur l’éligibilité de votre projet et la régularité du plan de financement présenté. Le service instructeur travaillera avec vous pour valider votre demande. Il est libre de vous demander tous les compléments ou corrections qu’il estime nécessaires.
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Étape 3 : la programmation du dossier
La sélection des opérations FSE est effectuée par un comité de programmation régional (ou par un comité de programmation national si votre projet est directement présenté auprès du Ministère en charge de l’emploi). Elle s’opère sur la base de l’avis rendu par le gestionnaire et validé par le chef de service FSE à l’issue de l’étape d’instruction.
L’ensemble des demandes recevables est examiné par le comité de programmation afin d’assurer une transparence dans la sélection des projets. Pour votre dossier FSE, le comité rendra l’un des avis suivants :
- favorable : le comité estime que votre opération peut être programmée en l’état et que la convention peut être établie sur la base du rapport d’instruction validé
- défavorable : votre opération est refusée de façon définitive
- ajourné : le comité estime que votre opération ne peut pas être programmée en l’état et demande des informations complémentaires
En savoir plus sur la programmation de votre demande
Étape 4 : le conventionnement (et les avenants)
Toute demande de subvention programmée par le comité de programmation donne lieu à l’établissement d’une convention à partir du modèle en vigueur dans « Ma démarche FSE ».
La convention intègre en annexe l’ensemble des éléments techniques et financiers caractérisant votre opération, tels que définis à l’issue du travail d’instruction et retenus après sélection par le comité de programmation.
Une fois finalisées, les pièces constitutives de la convention vous seront envoyées. Vous devrez renvoyer la convention signée et les annexes paraphées en double exemplaire au service gestionnaire. Un courrier de notification de la convention signée par les 2 parties vous sera ensuite envoyé. La date d’effet de la convention est la date du courrier de notification de la convention signée par les 2 parties qui vous sera envoyé.
En savoir plus le conventionnement de votre dossier
Étape 5 : les visites sur place
Des visites sur place peuvent être réalisées en cours d’exécution de votre opération. Elles ne sont pas systématiques et elles s’ajoutent aux vérifications sur pièces justificatives réalisées dans le cadre du contrôle de service fait de votre dossier (qui lui a lieu dans 100 % des cas).
Ces visites ont pour objet de vérifier la réalité physique de l’opération lorsque la nature de l’opération s’y prête (présence des stagiaires lors de la visite sur place, etc.), le bon déroulement de l’opération cofinancée au regard des termes de la convention, le respect de l'obligation de publicité liée au financement communautaire, la régularité des conditions de suivi de l’opération et d’archivage des pièces justificatives.
A l’issue de chaque visite sur place, le gestionnaire établira un rapport de visite sur place formalisant les conclusions de la visite, les écarts constatés et les suites à donner le cas échéant. En règle générale, le gestionnaire vous informe de sa venue. Les visites sur place peuvent également être menées de manière inopinée.
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Étape 6 : les bilans et demandes de paiement
Le dépôt d’un bilan d’exécution déclenche le processus de paiement de la subvention, subordonné aux conclusions du contrôle de service fait. Il est totalement dématérialisé et s’effectue sur la plateforme « Ma démarche FSE ». Il doit permettre au porteur de retranscrire fidèlement l’exécution de l’opération conventionnée à la date du bilan.
3 types de bilan peuvent être déposés :
- le bilan intermédiaire obligatoire défini dans la convention
- le bilan intermédiaire facultatif dont la date de remise est laissé à votre appréciation (il est possible uniquement si le montant des dépenses éligibles est supérieur ou égal à 30 % du coût total éligible conventionné et après acceptation du service gestionnaire)
- le bilan final défini dans la convention qui est exigible au plus tard 6 mois après la fin de réalisation de l’opération
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Étape 7 : le contrôle de service fait
Le contrôle de service fait est la vérification administrative, physique et comptable du bilan d’exécution produit à l’appui de votre demande de paiement au titre de l’opération cofinancée. Il a pour finalité de déterminer le montant FSE qui vous est dû après examen des dépenses déclarées dans le bilan d’exécution.
Les travaux de contrôle de service fait commencent dès réception d’un bilan recevable. Le gestionnaire peut, à tout moment et jusqu’à la validation du formulaire de contrôle de service fait, vous demander d’effectuer des modifications ponctuelles sur le bilan. Ces demandes de modifications sont limitées et restreintes au cas d’erreur manifeste dans le renseignement du bilan et bloquant la réalisation du contrôle de service fait. En effet, dans le cadre du contrôle de service fait, le gestionnaire est dans une logique de contrôle et vous pouvez présenter plusieurs versions de votre bilan, comme vous l’avez fait pour la demande de subvention.
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Étape 8 : le paiement
Le paiement de votre aide FSE peut faire l’objet d’une avance, d’acomptes ou d’un solde. Les modalités de paiement de l’avance éventuelle, des acomptes et du solde sont définies lors de l’instruction et inscrites dans votre convention.
Sous réserve des disponibilités budgétaires et conformément à l’article 132 du règlement 1303/2013, le service gestionnaire veille au paiement du bénéficiaire dans les 90 jours à compter de la date de présentation de votre demande de paiement.
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Étape 9 : l’archivage
L’archivage consiste à stocker, dans un endroit prévu à cet effet, un dossier unique regroupant tous les documents liés au projet bénéficiaire du Fonds Social Européen. Vous devez conserver l’ensemble des pièces de votre dossier FSE soit sous forme d’originaux ou d’originaux certifiés conformes ou sur des supports de données contenant les versions électroniques des documents.
Dans « Ma démarche FSE » sont sauvegardées l’ensemble des pièces ayant fait l’objet d’un contrôle par l’une des autorités intervenant dans la gestion du FSE (gestion, certification ou audit). En cas de recours à l’échantillonnage, seules les pièces demandées par le service gestionnaire font l’objet d’un archivage électronique.
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Vous êtes porteur de projet ? Retrouvez en infographie les 9 étapes clés de la gestion de votre projet.
