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Ma demande de subvention FSE
Vous allez créer et déposer votre demande de financement en ligne sur la plateforme « Ma démarche FSE ». En effet, depuis 2014, les demandes de subventions sont totalement dématérialisées. Il n’existe plus de version papier.
Certains éléments ont été paramétrés de manière à prendre en compte des règles de gestion posées par la réglementation européenne (règlements (UE) n°1303/2013 et n°1304/2013 – réglementation relative aux aides d’Etat) ou nationale. Vous ne pourrez donc pas les modifier.
Au préalable à toute création de compte sur « Ma démarche FSE » nous vous conseillons de prendre contact avec le service gestion du FSE au sein de votre Direccte. Vous pouvez consulter les coordonnées de ce service dans notre rubrique « Contacts ».
Quand déposer une demande de subvention ?
Votre projet ne doit pas être achevé à la date de dépôt de la demande de financement. En effet, l’article 65-6 du règlement (UE) 1303/2013 prévoit qu’« une opération n'est pas retenue pour bénéficier du soutien des Fonds ESI si elle a été matériellement achevée ou totalement mise en œuvre avant que la demande de financement au titre du programme ne soit soumise par le bénéficiaire à l'autorité de gestion, que tous les paiements s'y rapportant aient ou non été effectués par le bénéficiaire. ». Par ailleurs, la durée totale de réalisation de votre projet en mode subvention ne peut pas excéder 36 mois.
Quelle va être la structure de mon plan de financement ?
Dès le stade de la demande, vous devrez préciser la structure de votre plan de financement. En effet, en fonction des catégories de dépenses présentées dans le plan de financement, certaines options de forfaitisation seront possibles (possibilité de prévoir un forfait pour certaines dépenses plutôt qu’une justification au réel).
Cependant, vous devrez présenter toutes vos dépenses directes au réel dans votre demande, même si le recours à un taux forfaitaire est possible. Dans le cadre du rapport d’instruction, le service gestionnaire devra, en effet, vérifier la pertinence du taux forfaitaire que vous avez choisi et il ne peut le faire qu’en ayant une connaissance complète de vos dépenses au réel.
Rappel sur les taux forfaitaires
Pour la programmation 2014-2020, il est possible de calculer les montants de certaines catégories de dépenses en appliquant un taux forfaitaire à une ou plusieurs catégories de dépenses définies.
Les options de coûts simplifiés sont obligatoires pour les opérations dont le soutien public est inférieur à 50 000 €. En sont exonérées les opérations mises en œuvre exclusivement par voie de prestations. Ce seuil est analysé à titre prévisionnel. Une variation à la hausse ou à la baisse en cours d’exécution ne remet pas en cause les modalités de calcul des dépenses de l’opération.
Les recettes de votre opération
Les recettes générées par votre projet doivent être déduites du coût total éligible de l’opération conformément à l’article 65-8 du règlement (UE) 1303/2013, à l’exception notamment :
- des opérations soumises aux règles en matière d’aides d’Etat
- aux opérations pour lesquelles le total des dépenses éligibles n’excède pas 50 000 €
Les ressources
Seules les ressources affectées à la réalisation du projet doivent être déclarées dans le plan de financement de l’opération. Celles-ci doivent couvrir le même périmètre physique et temporel que le projet pour lequel le cofinancement européen est sollicité.
Si les subventions couvrent un périmètre financier plus large que ce dernier, votre cofinanceur national doit identifier dans son attestation d’engagement le montant affecté à l’opération. A défaut vous devez indiquer le mode de calcul retenu pour la détermination du montant de la ressource affectée au projet, mode de calcul basé sur une clé physique (exemple : nombre de participants éligibles sur nombre de participants accueillis au global par la structure) hormis le cas de périmètres temporels clairement identifiables.
Le plan de financement
Le budget prévisionnel doit être équilibré en dépenses et en ressources. Pour vous, cela implique que :
- le montant total des dépenses prévisionnelles, après déduction éventuelle des recettes prévisionnelles, est égal au montant des ressources prévisionnelles
- les dépenses de tiers doivent obligatoirement être compensées en ressources par des contributions de tiers. Ces dépenses font l’objet d’un décaissement
- les dépenses en nature (valorisation d’apports à titre gratuit de biens ou services à la réalisation du projet) doivent obligatoirement être compensées en ressources par des « contributions en nature » du même montant
Comment le service gestionnaire examine-t-il la recevabilité de ma demande ?
Un dossier de demande de subvention est considéré complet lorsque l’ensemble des pièces du dossier sont présentes au moment du dépôt de la demande de financement.
Lors du dépôt d’une demande dans « Ma démarche FSE », un accusé de réception est généré pour le bénéficiaire attestant de la complétude du dossier et de sa transmission au service gestionnaire.
L’éligibilité temporelle du projet est vérifiée au regard de la date de dépôt de la demande de financement et non de la date de recevabilité.
Le gestionnaire doit ensuite vérifier la recevabilité de la demande, c’est-à-dire s’assurer que les documents joints correspondent à leur définition.
Si un ou plusieurs documents ne sont pas recevables, une demande de complément vous est envoyée sous la forme d’un courrier électronique via « Ma démarche FSE ».
Lorsque le gestionnaire déclare la demande de financement recevable, l’instruction du projet peut être engagée.
A compter de la déclaration de recevabilité, la saisie des informations relatives aux participants dans « Ma démarche FSE » est possible.
